Qu’est-ce que l’achat de formation ?

6 Juin 2019 | Sous l'angle RH | 0 commentaires

L’achat de formation joue un rôle clé dans le succès de la politique de formation des entreprises. Il s’agit d’une activité relativement complexe, la « matière » achetée n’étant pas un produit fini : à la différence d’autres investissements de l’organisation, par exemple du matériel informatique ou du mobilier de bureau, la formation représente seulement une promesse, en l’occurrence une promesse de compétences pour les collaborateurs formés. Le principal objectif du responsable de l’achat de formation est ainsi de réduire les risques d’insatisfaction ou d’échec une fois les formations dispensées. Pas si simple !

L’achat de formation, une action issue du plan de développement des compétences

L’achat de formation peut concerner trois types de formations : les formations obligatoires, les « actions de formation professionnelle » régies par un cadre réglementaire défini et les autres actions de formation.

Même si les obligations légales liées au plan de développement des compétences ont été allégées par la dernière réforme, ce document demeure l’élément structurant majeur de l’achat de formation, ne serait-ce que pour permettre une traçabilité des actions et des moyens alloués au développement des compétences.

Au-delà d’une bonne adéquation avec le plan de développement des compétences, dont il représente en quelque sorte la phase d’exécution, l’achat de formations professionnelles nécessite un accord entre plusieurs interlocuteurs de l’organisation : les services achats, auxquels est le plus souvent rattaché le responsable de l’achat de formation, les services employant les collaborateurs à former, les ressources humaines, sans oublier les bénéficiaires eux-mêmes. Ces quatre types d’interlocuteurs pouvant avoir des objectifs très différents, l’achat de formation incarne les intérêts communs entre ces parties.

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Le cahier des charges, une étape décisive

Pour réaliser les achats les plus pertinents, le responsable de l’achat de formation s’efforce de répondre à un certain nombre de besoins stratégiques, collectifs et/ou individuels. Sans entrer dans le détail du processus, arrêtons-nous sur l’élaboration du cahier des charges, qui constitue une étape essentielle.

Outil indispensable au processus d’achat de formations, et plus encore quand il s’agit de gros volumes, le cahier des charges exige rigueur et méthode pour sa rédaction. Il lui faut être clair et précis pour permettre aux organismes de formation de répondre à la mise en concurrence, sans cependant être rigide : les aspirants prestataires doivent aussi être en mesure de formuler des propositions innovantes, en termes de contenus de formation comme de modalités pédagogiques.

Un cahier des charges correctement conçu comprend obligatoirement les éléments suivants :

  • la présentation de l’entreprise, de son contexte, de l’objectif général de l’achat de formations et des publics concernés ;
  • les attendus précis vis-à-vis des formations à acquérir, et notamment les objectifs de compétences acquises et maîtrisées à l’issue de la formation ;
  • les impératifs organisationnels ;
  • l’ensemble des points que devra respecter le prestataire de formation retenu ;
  • les conditions financières et administratives de l’appel d’offres et la façon dont va être géré l’achat de formation.

L’identification des organismes compétents : une tâche complexe et chronophage

Sur la base du cahier des charges réalisé, l’enjeu fort pour le responsable de l’achat de formation est de lister les organismes répondant aux critères de sélection retenus.

Pour mémoire, ces critères représentent les exigences incontournables déterminées par le responsable du développement des compétences : références de l’organisme, expérience du domaine, expérience du public à former, spécialisation, proximité géographique, méthodes et outils pédagogiques… Quels que soient les critères retenus, ils doivent être cohérents avec les attendus exprimés dans le cahier des charges. Il leur faut aussi être objectifs pour garantir une analyse aussi impartiale que possible des réponses des organismes.

Le responsable de l’achat de formation pourra éventuellement établir un contrat de résultat avec l’organisme retenu, basé par exemple sur les retours des formés et le suivi des tests et/ou certificats en fin de stage.

Cependant, avant d’en arriver là, le processus d’identification des prestataires de formation se heurte à plusieurs difficultés : comment s’assurer de ne pas passer à côté de certains prestataires performants auxquels on n’aurait pas pensé a priori ? Comment gérer les relations avec les interlocuteurs des différents organismes de formation candidats ? Comment être certain de n’examiner que des candidatures « dans les clous » par rapport aux critères définis, afin de ne pas perdre de temps et d’opérer un choix uniquement parmi les meilleurs ?

L’appel à un expert de la sélection des prestataires de formation peut apporter une réponse pragmatique et performante à ces questions. Précurseur dans ce domaine, CursusPro prend en charge les appels d’offres formation en s’appuyant sur une méthodologie et des outils éprouvés pour filtrer les candidats, et ne proposer in fine à l’entreprise que les organismes de formation répondant à tous ses critères. Un atout majeur en termes de gain de temps et… de sérénité.

Le responsable de l’achat de formation et/ou le service des achats sont aujourd’hui les premiers partisans de la prise en charge des appels d’offres formation par un spécialiste réputé : en effet, disposer de candidats qui font tous une proposition crédible et intéressante permet de les challenger également sur le plan tarifaire, en leur demandant de justifier tel ou tel écart de prix avec les organismes concurrents. La phase de négociation, incontournable dans le processus d’achats de formation, y gagne en performance. Contrairement à ce que l’on pourrait penser un peu vite, le ROI de la formation ne se limite pas à l’évaluation des compétences acquises !