Diffusion de la formation : choisir sa plateforme LMS

5 Oct 2017 | Conseils Pratiques | 0 commentaires

L’irrésistible expansion du digital rend aujourd’hui les plateformes LMS quasi incontournables pour diffuser les formations et accompagner l’apprenant dans son parcours pédagogique. De même que le choix du SIRH a été l’une des problématiques majeures des DRH ces dix dernières années, celui d’une plateforme LMS peut s’avérer délicat. Passage en revue de points de vigilance à observer pour sélectionner la vôtre.

Nous avons abordé, dans un article publié la semaine dernière, les questions à traiter en lançant une démarche de digitalisation des formations existantes. Ce travail fait, il convient pour les responsables de formation de s’outiller pour la diffusion de leurs toutes nouvelles formations digitales.

Pourquoi choisir une plateforme LMS

La plateforme LMS s’impose parce qu’elle permet d’apporter aux collaborateurs-apprenants l’encadrement dont ils ont besoin. Elle offre également aux formateurs un cadre formel bien défini pour suivre et piloter efficacement les formations dispensées.

Par ailleurs, le décret relatif à la formation à distance de la loi du 5 mars 2014 sur la formation professionnelle rend nécessaire la mise à disposition :
– des justificatifs attestant de la réalisation des travaux exigés,
– des données relatives au suivi de l’action et à l’accompagnement du bénéficiaire par le dispensateur de la formation
– des évaluations spécifiques organisées par celui-ci qui terminent la formation.

La plupart des plateformes LMS comportent les fonctionnalités permettant de répondre à ces exigences.

LMS d’éditeurs ou Open source : « coût zéro » et coûts cachés

Parallèlement aux plateformes LMS d’éditeurs, qui ont évidemment un coût, il existe de nombreuses plateformes de formation en ligne libres et gratuites. S’il peut être tentant de pencher « dans un premier temps » pour ce type de solution, l’expérience démontre que les dépenses se situent souvent à côté de la solution proprement dite : hébergement, installation, paramétrages, support aux utilisateurs…

À l’instar de ce qui s’est produit pour les SIRH, la tendance est actuellement au SaaS.

Très peu de plateformes LMS open source étant accessibles en mode SaaS, il faut considérer le coût des moyens humains qui devront être mis en œuvre, qu’ils soient ou non externalisés : de l’installation à l’administration quotidienne, les LMS open source nécessitent des compétences informatiques relativement étendues.

Licence ou SaaS : en fonction des adaptations nécessaires

Le mode SaaS présente cet avantage que vous n’avez à vous soucier ni des moyens techniques ni des moyens humains nécessaires à la mise en place, au suivi et à l’assistance : ces éléments font partie du service que vous achetez, lequel comprend toutes les composantes techniques de votre projet : hébergement, installation, paramétrages, support aux utilisateurs, sécurité…

D’autres choix sont possibles, comme l’achat d’une licence à l’éditeur. Plus coûteuse, cette option vous permet de faire réaliser des adaptations par l’éditeur plus facilement qu’avec une solution en mode SaaS. Il vous faudra cependant assumer le coût de ces adaptations.

Penser aux fonctionnalités incontournables… et aux autres

Les sociétés éditrices bien positionnée sur le marché et à l’écoute de leurs clients s’efforce de proposer des approches innovantes et développent régulièrement de nouvelles fonctionnalités pour améliorer leurs plateformes. Celles-ci doivent cependant comprendre dès le départ un socle de fonctionnalités fondamentales :
– mise à disposition de ressources d’apprentissage
– mise à disposition d’activités d’apprentissage
– mise à disposition de moyens de communication
– organisation d’unités de formation : cours, parcours, modules
– gestion des utilisateurs : enregistrement, inscription, groupe, droits, suivi
– traçabilité des activités réalisées par l’apprenant et statistiques

Point décisif, la plateforme LMS que vous retiendrez doit être en phase avec la diversification des formes d’apprentissage (e-learning, blended learning, social learning…), les dispositifs souvent complexes qui en découlent et la variété des formats pédagogiques. Les attentes des collaborateurs sont, elles aussi, de plus en plus diverses : votre LMS doit leur permettre de se former sur le terrain grâce à une application mobile, d’échanger des expertises via des outils collaboratifs, de se certifier via des programmes obligatoires… Autant de modalités de formation que votre LMS doit permettre de gérer.

Les aspects marketing et financier

Ceci nous amène à l’aspect marketing de la formation, qui n’est pas à négliger : certaines plateformes proposent des fonctionnalités dédiées à la promotion des formations avec des outils de communication dédiés. Elles prévoient aussi des processus d’inscription via lesquels les collaborateurs peuvent formuler leurs demandes de formation, voire y accéder en libre-service au moment où ils ont besoin de se former.

Enfin, la dimension financière devient prépondérante à l’heure où l’on demande aux services formation de prouver le ROI de leurs actions. Un dispositif d’évaluation de qualité peut y contribuer fortement. Ce sont les fonctionnalités d’analytique RH qui permettent de piloter l’investissement formation en fonction des besoins de compétences, de déceler et d’anticiper les besoins en lien avec la gestion des talents et, plus globalement, d’optimiser les dépenses.

Les éditeurs de plateformes LMS fournissent actuellement de grands efforts pour proposer des solutions allant au-delà de la diffusion de modules de formation, attractives à la fois pour les collaborateurs et les administrateurs. Le moment semble donc opportun pour choisir une plateforme LMS qui sera le fer de lance de la digitalisation de la formation dans votre structure. Pour commencer votre exploration des solutions existantes, certains sites comme comparatif-logiciel.com proposent des classements des meilleures plateformes avec présentation synthétique et accès à des démonstrations. D’autres, comme sydologie.com, consacrent des dossiers comparatifs aux LMS. Vous pouvez également télécharger le guide 2017 LMS & MOOC du FFFOD (forum français pour la formation ouverte et à distance).