L’entreprise à sa propre école : la formation en interne

26 Oct 2017 | Sous l'angle RH | 0 commentaires

Beaucoup de raisons militent en faveur de la formation en interne : le coût, l’impact managérial positif, la maîtrise du contenu, la cohérence avec la culture de l’entreprise… Pour autant, former est un métier, et l’organisation d’une formation en interne ne s’improvise pas, tant en raison des exigences réglementaires que des prérequis pédagogiques. Il y a des conditions à respecter, qui peuvent varier en fonction des objectifs et des outils mobilisés. Petit tour d’horizon.

En 2010, 42% des heures de formation des salariés ont eu lieu en interne. Ces chiffres du Cereq datent d’avant la réforme, mais tout porte à croire que celle-ci aura plutôt renforcé la pratique : c’est même « très certainement » le cas selon 60% des DRH et responsables formation interrogés par Cegos en 2016. On ne parle donc pas d’une pratique marginale réservée à quelques grandes entreprises, même si celles-ci, toujours selon le Cereq, sont nettement plus nombreuses à la pratiquer (61% des heures chez les plus de 2000 salariés, entre 21 et 26% suivant la taille en dessous de 1000).

La formation en interne : pour quoi faire ?

Le recours à la formation en interne peut avoir plusieurs motifs, souvent conjugués. Bien sûr, dans bien des cas, elle est inenvisageable. Par exemple, cela va sans dire, lorsque la formation doit porter sur des expertises pointues non maîtrisées en interne, ou lorsqu’une certification est recherchée, dans une optique de gestion des parcours, a fortiori s’il s’agit d’une habilitation obligatoire (type Caces).

Elle est en revanche très indiquée s’il s’agit de transmettre un savoir-faire métier, dans le cadre d’un transfert intergénérationnel ; pour communiquer des éléments d’une nouvelle stratégie ; pour faire partager la culture de l’entreprise, bien sûr ; voire pour des actions ponctuelles et ciblées de formation intraservice, sur des compétences techniques transférables mais pratiquées avec de fortes caractéristiques « maison »… La formation en interne est enfin incontournable lorsque l’offre externe n’est pas en mesure de répondre à la demande.

Quels bénéfices ?

La formation en interne a le mérite, en principe en tout cas, de coûter moins cher pour un résultat aussi performant, voire meilleur. Attention cependant aux deux termes de cette fausse évidence ! D’une part, la mobilisation de ressources internes a également un coût, pas forcément facile à évaluer. Il faut former les formateurs, concevoir et éditer les supports, assurer le suivi…

La pédagogie est un métier : la formation en interne est un bon choix si le ou les salariés formateurs sont compétents, et si la matière s’y prête.

La formation en interne permet également de maîtriser le calendrier et l’organisation. Elle a en outre d’appréciables bénéfices managériaux : valoriser l’expertise des collaborateurs choisis comme formateurs ; développer la cohésion des services concernés ; faire partager la culture et les valeurs de l’entreprise ; favoriser la circulation des savoirs et des expériences dans l’entreprise…

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Comment ?

Formation interne ne veut pas dire action informelle. Il y a des règles à respecter pour que les actions mises en œuvre soient reconnues comme actions de formations – une nécessité pour toute entreprise, la formation des salariés étant une obligation de l’employeur. Première exigence : les représentants du personnel doivent être consultés sur l’organisation et les modalités de la formation.

Par ailleurs, un ou plusieurs collaborateurs doivent faire office de formateurs, et pour cela disposer d’une expertise du sujet et de compétences pédagogiques. Cela peut supposer une formation au métier de formateur.

La formation doit se tenir dans un lieu dédié : il ne peut pas s’agir de l’espace de travail habituel (bureau ou usine), sauf si la thématique le requiert (par exemple, une formation à la maîtrise d’un outil de production sur site). En pratique, il peut s’agir d’une salle de réunion, par exemple ; il n’est pas obligatoire que le local soit à usage exclusif de la formation.

Il est indispensable d’attester l’assiduité de l’ensemble des stagiaires. Traditionnellement, on recourt à la signature de feuilles d’émargement, même si les textes ne le spécifient plus. Une évaluation en bonne et due forme (à chaud et/ou à froid) doit être réalisée à l’issue de la session.

Un service de formation dédié ?

Il existe un cas où l’entreprise est tenue de créer un service de formation « identifié et structuré » : c’est lorsqu’elle souhaite assurer elle-même la partie théorique de la formation en contrat ou en période de professionnalisation. Le service de formation en question doit donc disposer de locaux en propre, d’une place dans l’organigramme et d’un ou plusieurs collaborateurs consacrant tout ou partie de leur temps de travail à la formation.

L’exigence monte d’un cran lorsqu’il s’agit de former des salariés de sociétés du même groupe, ou encore d’entreprises prestataires ou clientes. Il faut alors constituer une entité séparée, sous forme de société ou d’association, et demander un numéro de déclaration d’activité à la Direccte, comme tout organisme de formation.

Le stade ultime de la formation en interne est la création d’une université ou d’un institut d’entreprise, comme on le voit dans beaucoup de grands groupes. On se situe alors dans un tout autre registre, mais les motivations restent finalement les mêmes : capitaliser sur les ressources internes en savoir et en compétences, partager une culture commune, maîtriser son agenda de formation. Ajoutons qu’une formation en interne peut faire appel, sur des points précis, à des intervenants extérieurs… En définitive, formation interne et formation externe ne sont pas séparées par une limite franche : c’est tout un continuum qui nous mène de l’un à l’autre.