3 moyens de gagner du temps pour les responsables formation

6 Sep 2018 | Conseils Pratiques | 0 commentaires

Certaines tâches s’avèrent plus lourdes et chronophages que d’autres pour les responsables formation, notamment en ce qui concerne les aspects administratifs de leur fonction. Passage en revue de trois moyens liés au digital pour vous aider à gagner la bataille du temps.

1) Recourir à des outils digitaux d’aide à la gestion de la formation

Le digital apporte aujourd’hui des réponses satisfaisantes pour simplifier l’aspect administratif de la gestion de la formation. À titre d’exemple, l’élaboration du plan de formation peut être facilitée par l’adoption d’un logiciel de gestion de la formation en mode SAAS. Plusieurs solutions du marché permettent une meilleure implication de tous les acteurs, un aspect qui représente souvent une difficulté pour les entreprises implantées sur des sites multiples. Les éditeurs de logiciel ont mis au point des solutions simples et intuitives, grâce auxquelles il est notamment possible :

  • de recenser rapidement les souhaits de formation des collaborateurs de manière centralisée,
  • de piloter les plans de formation, leur impact financier et leur suivi administratif,
  • de créer un catalogue de formation personnalisé et d’en assurer la gestion budgétaire,
  • de faciliter l’analyse des plans de formation pour les bilans,
  • de simplifier la gestion des obligations légales et des déclarations.

Le choix de votre plateforme LMS est également décisif pour diffuser vos formations de façon performante. Comme explicité dans un article de ce blog, choisir un LMS comprenant les bonnes fonctionnalités, doté d’une interface attractive et intuitive, peut vous apporter un gain de temps précieux. Les collaborateurs se l’approprieront rapidement et votre LMS accélérera la digitalisation de la formation au sein de votre organisation.

2) Poursuivre et accélérer la digitalisation des formations

Même s’il ne s’agit pas aujourd’hui de miser sur le « tout digital », force est de reconnaître que les nouvelles méthodes pédagogiques ont apporté un souffle nouveau à la formation professionnelle. D’une part, en permettant de diffuser les contenus à acquérir de façon plus attractive, plus rapidement, avec des résultats plus facilement évaluables chez les apprenants ; de l’autre, en simplifiant grandement l’organisation des sessions de formation.

De fait, des gains de temps spectaculaires ont pu être observés grâce au développement de l’e-learning et des diverses modalités de formation dérivées de ce concept. Les formations présentielles, si elles restent utiles et nécessaires (comme le prouve le succès du blended learning) sont en effet contraignantes à organiser. L’e-learning et la plupart des formations qui en sont dérivées affranchissent les services formation des contraintes d’horaires et de disponibilité des collaborateurs, ces derniers pouvant se former quand et où ils le veulent avec un ordinateur portable, une tablette, voire un simple smartphone. Adieu les plannings longs et rébarbatifs à organiser !

Issu de l’e-learning, le micro learning est sans doute la modalité dans laquelle le gain de temps est le mieux partagé entre responsables formation et collaborateurs-apprenants.

Du point de vue des responsables formation, le micro learning a l’avantage d’autonomiser les collaborateurs, puisqu’il s’agit d’une bibliothèque numérique qu’ils peuvent utiliser à volonté pour acquérir les connaissances dont ils ont besoin ou retravailler certains savoir-faire. Le contenu étant axé sur des informations très ciblées, les apprenants consacrent généralement moins de 5 minutes à une activité d’apprentissage particulière. Les utilisateurs apprennent en fonction des situations de travail qui se présentent, et peuvent appliquer immédiatement leurs nouvelles compétences… Sans avoir à solliciter les responsables formation !

Besoin de simplifier la recherche de vos prestataires de formations ?

3) Rationnaliser le choix de vos prestataires de formation

Rationaliser les achats de formation peut se faire de plusieurs façons. Sur le plan budgétaire, renégocier des contrats déjà existants avec les prestataires habituels n’est jamais inutile. Dans le même esprit, il est possible de mutualiser les achats, ou encore de faire appel à des centrales d’achat ou des courtiers spécialisés pour optimiser les budgets et consacrer le temps ainsi libéré à d’autres tâches.

Cependant, gagner du temps sans dégrader la qualité reste toujours une gageure. Comment s’assurer de disposer des meilleures formations et des meilleurs prestataires en fonction des objectifs définis dans le plan de formation ?

Choisir le(s) bon(s) prestataire de formation est une étape décisive pour le succès et le ROI des formations dispensées. Dans ce domaine, une solution se distingue en proposant de prendre entièrement en charge les appels d’offres, qui plus est en touchant un vivier large de prestataires de formations. Le principe de cette plateforme digitale est simple : après avoir établi un cahier des charges, le commanditaire assure le filtrage des organismes de formation candidats en fonction des critères définis. Seuls les prestataires de formation exactement « dans les clous » par rapport à la demande sont retenus. Après soutenance des offres auprès de l’entreprise, le responsable formation ou le DRH opère son choix en toute transparence.

Avantage non négligeable, disposer uniquement de candidats qui font une proposition crédible et intéressante permet de les challenger sur leurs tarifs, en les interrogeant sur les raisons de tel ou tel écart vis-à-vis de la concurrence : il est ainsi possible de choisir une prestation qui sera d’un meilleur ROI.

 

Gagner du temps sur certaines tâches pour en consacrer davantage à des enjeux plus stratégiques est un Graal que poursuivent toutes les DRH et tous les responsables formation. Le digital apporte aujourd’hui des solutions dont certaines permettent de bénéficier d’un gain de temps, d’un meilleur ROI, mais aussi d’une plus grande sérénité. Pourquoi s’en priver ?