3 conseils pour faire baisser le coût de la formation

30 Nov 2017 | Conseils Pratiques | 0 commentaires

Dans un contexte de restriction budgétaire, optimiser les coûts de formation est un impératif pour des DRH et responsables formation jugés à la fois sur la pertinence, le résultat et le ROI de leurs choix. Faire baisser les coûts sans renoncer à la qualité et à l’efficacité des formations achetées constitue ainsi un grand enjeu. Voici trois conseils pour vous aider à y parvenir.  

Préférez l’e-learning au présentiel chaque fois que c’est possible

Nombre d’organisations restent attachées aux formations en face à face. Malgré la grande qualité de certaines d’entre elles, les formations présentielles restent souvent source de surcoûts pour les entreprises, car elles peuvent impliquer :

  • des déplacements (et parfois des hébergements),
  • la location d’un espace dédié,
  • la mise à disposition de matériel,
  • d’autres coûts liés à l’absence de collaborateurs le jour de la formation.

Sans pour autant écarter tout mode présentiel de vos dispositifs, il paraît inconcevable en 2017 de ne pas mettre à profit les formidables possibilités de l’e-learning, ce qui explique le grand succès du blended learning (formations mixtes).

D’abord, parce les collaborateurs sont peu attirés par une salle de classe impersonnelle, où l’interaction est souvent limitée. Lorsqu’une formation ressemble à un cours magistral, il peut se produire ce que chacun a pu observer au cours de ses études : certains rêvassent, perdent le fil, voire s’endorment !

Plus attractif parce que permettant de varier les supports de formation, l’e-learning vous permet aussi de réduire sensiblement les coûts en mettant au point des formations standardisées. Les possibilités ne manquent pas :

  • blog e-learning où seront partagées les idées de l’entreprise ;
  • vidéos pédagogiques (films, motion design…), idéales pour aider les salariés à se former rapidement avec des budgets maîtrisés ;
  • plateforme LMS permettant de structurer le contenu des modules et des cours pour en garantir la qualité, mais aussi de suivre la performance de vos collaborateurs.

Pour information, le coût de départ d’une plateforme LMS est d’environ 15.000 euros pour un système standard de base tout compris. Il peut grimper à 100.000 euros en fonction des personnalisations, du volume et de la nature des contenus à développer. À chaque organisation de bien positionner le curseur selon ses besoins, sachant que le bon ROI des plateformes LMS est l’une des raisons de leur essor.

Contenus : optimisez les ressources à votre disposition

Certains dispositifs de formation sont coûteux, aussi la qualité des matériels d’apprentissage doit-elle toujours prévaloir sur la quantité. Procédez à un examen des contenus existants pour éliminer ceux qui ne seraient pas intéressants ou engageants.

Au sein d’un groupe ou d’une grande PME, ne négligez pas les possibilités de mutualiser les contenus.

Certaines filiales possèdent peut-être des ressources – conférences vidéos, tests, etc. – que vous pouvez réutiliser pour certains de vos collaborateurs. Assurez-vous simplement qu’elles ne contiennent pas d’informations sensibles. Dans le même ordre d’idées, certains contenus globalement peu engageants peuvent comporter des parties méritant d’être réutilisées. Rien ne vous empêche de recycler ces dernières dans un nouveau module plus complet, dont vous aurez ainsi réduit le coût de création.

Enfin, certains collaborateurs de l’entreprise peuvent être mis à contribution dans le processus d’apprentissage. À titre d’exemple, un employé déjà formé peut créer un contenu de formation pour mettre à jour les nouveaux membres de son équipe, et éventuellement aider à évaluer leur progression.

Simplifiez votre recherche de formations

Optimiser les achats de formation est l’un des moyens les plus évidents pour faire baisser les coûts de la formation. La mise en concurrence des organismes est un passage obligé, mais la démarche suppose un sourcing efficace afin de bien identifier, sur le marché, la meilleure adéquation entre ce que les organismes proposent et les besoins de l’entreprise.

Une organisation peut avoir intérêt à mettre en place des accords-cadres avec un ou plusieurs organismes. En s’engageant à acheter un nombre donné de formations par an, elle pourra obtenir de meilleurs tarifs à la journée ou négocier des remises. N’avoir recours qu’à un seul partenaire aura l’avantage de créer un « effet volume » permettant d’accéder à des tarifs réellement intéressants. Cependant, cette démarche présente le risque de ne pas couvrir tous les besoins de l’entreprise, ou pas de façon optimale. En effet, un prestataire de formation très performant ou innovant dans un domaine donné ne le sera pas forcément pour un autre type de contenus.

À l’évidence, disposer de la formation la plus adaptée pour chaque problématique implique de faire appel à plusieurs partenaires. Pour éviter les démarches chronophages de mise en concurrence et de sourcing des organismes, certaines entreprises se tournent vers des plateformes spécialisées. Une plateforme performante permet de sélectionner les meilleurs prestataires en fonction de tous vos critères, ce qui favorise un meilleur pilotage des orientations, coûts et résultats. La liberté de choix de l’entreprise commanditaire reste entière, puisqu’elle a la possibilité de contracter avec tout type d’organisme.

Trouver le meilleur ratio coût/efficacité est l’objectif que s’efforce d’atteindre tout responsable de formation. Les coûts de formation des salariés peuvent être très élevés dans les organisations procédant à des embauches fréquentes ou ayant un fort turnover. À ce titre, si combattre le turnover est déjà un enjeu fort pour nombre d’entreprises, il convient aussi de se souvenir que c’est l’un des plus sûrs moyens de faire baisser mécaniquement ses coûts de formation.